Korona ajoi toimistoväen etätöihin

Ihminen on siinä mielessä mielenkiintoinen olento, että vasta pakon edessä asioita saadaan nopealla aikataululla muuttumaan. Tänä keväänä etätyöt ovat tulleet tutuksi ihmisille ympäri maailmaa. Etätöistä on puhuttu paljon, ja osittain niitä on osattu hyödyntää eri toimialoilla ennenkin, mutta vasta koronaepidemian takia suuret massat siirtyivät etätöitä tekemään. Monet yritykset, joissa etätöitä ei ollut aiemmin niin paljon hyödynnetty, olivatkin nyt tilanteessa, jossa siihen oli ulkopuolisen syyn takia pakko siirtyä, ja suhteellisen nopealla aikataululla. Tilanne aiheutti varmasti päänvaivaa niin työntekijöille kuin työnantajille, että miten työt luonnistuvat kotikonttoreilta käsin.  

Alkuun etätyöt tuntuivat varmasti monista hieman oudolta ja herättivät keskustelua. Videopalaverien ”kalsari-isät” tulivat mediasta tutuksi kaikille. Keittiönpöydille rakennetut kotitoimistot eivät välttämättä ole olleet kaikkien mieleen ja työergonomiasta on jouduttu karsimaan. Alkushokin ja säätöjen jälkeen työt alkoivat kuitenkin sujua kotoa käsin ja tutuiksi tulivat mm. videopalaverit ja säännöt, miten niissä toimitaan. Videopalaverit ovatkin nousseet suosioon, sillä ne ovat ytimekkäitä ja niissä puhutaan pitkälti vain asiaa. Toki videopalavereiden kautta on myös pystytty ylläpitämään sosiaalista kanssakäymistä kollegoiden kanssa esimerkiksi yhteisillä lounas ja kahvihetkillä.  

Kun kukaan ei häiritse, myös tauot tuppaavat unohtumaan 

Itselleni yksi tärkeä asia etätöiden teossa on ollut töiden jaksotus työpäivän aikana. Koska aiemmin en ollut etätöitä juuri tehnyt, niin huomasin muutaman ensimmäisen viikon jälkeen, että saatoin istua koneen ääressä koko päivän ilman suurempia taukoja. Tämä aiheutti sen, että kroppa meni jumiin. Myös työpäivän pituus venyi helposti iltapäivästä, koska samanlaista totuttua lopetusta ei työpäivälle tullut kuin normaalisti toimistolta lähtiessä. Nyt viikot ovat opettaneet jaksottamaan työt niin, että päivän aikana on selkeät tauot töistä, jolloin ajatukset ja kroppa saavat luvan levähtää.  

Meillä etätyö ei onneksi ollut kaikille ihan vieras juttu, joten äkillinen muutos ei vaikuttanut työntekoon suuresti. Olimme tavallaan varautuneet tähän jo vuosia etukäteen siirtymällä lähes paperittomaan toimistoon ja kehittämällä koko henkilöstön käyttöön työvälineitä ja ohjelmia, joilla työnteko sujuu paikasta kuin paikasta. Monissa tehtävissä etätyö onkin ollut tehokkaampaa kuin normaali toimistotyö. Ulkopuolisia häiriötekijöitä ei ole ollut ja on voinut keskittyä paremmin itse työhön. Toki tämä häiriötön etätyö ei välttämättä koske ihmisiä, joilla on ollut lapset etäkoulussa tai etäpäiväkodissa. Heillä onkin ollut sitten sitä kuuluisaa multitaskaamista, kun on pitänyt olla opettaja, kokki ja tehdä omatkin työt siinä ohessa. Yksi positiivinen asia on ollut liikkuminen töihin. Normaalisti siirtymisiin kodin ja toimiston välillä voi mennä helposti pääkaupunkiseudulla pari tuntia päivässä ja nyt tämän vapautuneen ajan on voinut käyttää muuhun kuin autossa tai julkisessa kulkuneuvossa istumiseen.  

Tulevaisuus on toivottavasti sopiva sekoitus etää ja lähiä 

Ei etätyökään kuitenkaan kaikille sovi ja ainakaan tässä määrin, jossa sitä on nyt päästy tekemään. Useat ihmiset, itseni mukaan lukien, kaipaavat kuitenkin niitä oikeita ihmiskontakteja ja sosiaalista elämää. Ja kyllä se vaan niin on, että kun tämä koronatilanne joskus helpottaa niin kyllä sitä mieluusti näkee kollegoita ja asiakkaita ihan livenä ja paiskaa jopa kättä.  

Etätyöt perustuvat pitkälti työnantajan ja työntekijän yhteiseen luottamukseen. Kun tämä luottamus on molemmin puoleista, niin työt voidaan hoitaa paikasta riippumatta. Uskon, että tulevaisuudessa etätyöt tulevat lisääntymään ja se taas tulee vaikuttamaan monissa yrityksissä toimitiloihin. Enää kaikille toimistotyöntekijöille ei tarvitse välttämättä varata omaa työpöytää, vaan tiloja voidaan optimoida niin, että osa on aina etätöissä. Syntyy niin sanottuja hybriditiloja, joita useampi henkilö hyödyntää eri aikoihin. Lisäksi moni työ tulee digitalisoitumaan ja kehittymään niin, että työ ei ole enää paikkasidonnaista. Jatkossa yhä harvemmin työ on paikka ja yhä useammin se on paikasta riippumaton tehtävä.  

Vähemmän laskuja, enemmän aikaa hyödylliseen tekemiseen – kiinnostaisiko?

Lasku – tuo liiketoiminnan pakollinen muodollisuus, jota ilman ei bisneksestä tule mitään. Myyjän kannalta on parempi, mitä enemmän laskuja on liikkeellä, tai ainakin jos laskujen määrä korreloi suoritettuihin palveluihin. Ostajalle taas lasku on usein ikävämpi, hallinnollista työtä ja kustannuksia aiheuttava riesa. Joidenkin laskelmien mukaan manuaalisena prosessina yhden laskun käsittely vie noin puoli tuntia aikaa ja maksaa ostajalle vähän reilut 20 euroa.

Kaikki teistä, jotka ovat ehtineet aikuiseen ikään 90-luvulla, muistatte hyvin, miten matkapuhelinliittymät veloitettiin jokaisen soitetun puhelun ja lähetetyn tekstiviestin perusteella. Nettiliittymissä maksettiin tarkasti ajasta, joka verkossa roikuttiin. Tänä päivänä ei tulisi mieleenkään käyttää liittymää, jossa ei ole kiinteää kuukausiveloitusta. Valitset vain sopivan paketin ja maksat siitä yhden summan joka kuukausi. Uskon, että kiinteä kuukausihinta tuo ostajalle parempaa vastinetta rahoilleen kuin todelliseen käyttöön perustuva hinnoittelu.

Olisiko tällainen kiinteän laskutuksen malli mahdollista siirtää myös logistiikkapalveluihin? Minä uskon, että on, ja ensimmäiset rohkeat sitä varmaan jo käyttävätkin. On vain ajan kysymys, koska yritysten kiinnostus todella herää. Meidän palveluissamme ajatusta olisi helpointa lähteä viemään eteenpäin tulli-ilmoitusten osalta. Kun ostaja tuntee oman liiketoimintansa hyvin ja tietää omat tullaustarpeensa, voisimme laskea kiinteän kuukausihinnan tai vaihtoehtoisesti suunnitella palvelupaketteja, jotka pitävät sisällään tietyn määrän toimeksiantoja. Me tiedämme, paljonko toimeksiantoja on tulossa ja ostaja tietää, paljonko tullaus kuukaudessa maksaa. Yhden laskun tekeminen kuukaudessa vapauttaa hurjan määrän aikaa sekä rahaa sekä myyjän että ostajan organisaatiossa. Uskaltaisin jopa väittää, että enemmän tästä hyötyisi ostaja. Ja, sähköistenkin laskujen määrän pieneneminen vähentää ympäristön kuormitusta.

Mitenkäs teillä, haluaisitteko saada vai yhden laskun useamman laskun sijaan, ja olisiko hienoa tietää etukäteen laskun summa, ilman että kenenkään tarvitsee käydä ostolaskua läpi ja tarkistaa jokaista riviä erikseen?

Kuoleeko tullaaja?

Vielä muutama vuosikymmen sitten tullaava huolitsija oli logistiikkayhtiön arvostetuimpia ammatteja. Töissä esiinnyttiin puku päällä, ja vieressä istui apulainen auttamassa. Tullausten teko oli manuaalista SAD-lomakkeen täyttöä ja yhden tullauksen teko saattoi ottaa aikaa useamman tunnin tai jopa päiviä. Tullaaja vastasi oikeiden nimikkeiden ja menettelyiden käytöstä, tulkitsi kauppalaskuja ja rahtitietoja. Pöytäpuhelin ja telefax olivat tärkeitä ja moderneja työvälineitä vielä 90-luvulle asti. Huolimatta kehittyneestä viestintätekniikasta tullauspaperit piti käyttää fyysisesti tullitoimipaikassa leimattavana ja tähän tarvittiin usein erillinen lähetti, joka kiikutti paperinippuja tulliin ja takaisin.

Suomen liityttyä Euroopan Unioniin 1995 tullausten määrä romahti ja tullaajien rivit alkoivat harveta. Tavarat piti toki saada edelleen liikkumaan, ja huolitsijan työ alkoi painottua enemmän rahdinhoitoon. Itse tullauksessa alkoivat suuret muutokset 2000-luvun alkupuolella, kun tullauksia alettiin sähköistää. Sähköinen tullaus puolitti tullaukseen käytetyn ajan hetkessä. Järjestelmäkehitys ja uusien järjestelmien hankinta aiheutti toki yhtiöille kustannuksia, ja monissa logistiikkayrityksissä alettiin ajatella ensi kertaa, että huolitsija keskittyisi enemmän pelkästään liikenteenhoitoon, ja tullauksen hoitaisi ulkopuolinen taho.

Viimeiset vajaa 20 vuotta maailma on muuttunut vieläkin vauhdikkaammin. Yhden tullauksen teko vie nopeimmillaan vain muutaman minuutin. Robotiikka ja tekoäly ovat tulleet osaksi normaalia työpäivää. Robotit eivät tee inhimillisiä virheitä, joten tiedon oikeellisuudesta johtuvat lipsahdukset ovat vähentyneet. Tullaajista on tullut tiedon syöttäjien sijaan tiedon tarkistajia. Tämän päivän tullaajalta odotetaan tullialan osaamista, jollaista ei ole saatavilla kuin perimätietona tai tullin omissa koulutuksissa. Paras tapa oppia onkin osaavat kollegat. Tullaajan on tiedostettava muuttuvat EU-säädökset sekä kansalliset säädökset, eri menettelyt, nimikkeet ja erikoistilanteet. Tullaus on taloutta mitä suurimmassa määrin – tullitekniset ratkaisut vaikuttavat suoraan positiivisesti yhtiöiden tulokseen, kun taas väärin tullattu tuote aiheuttaa turhia maksuja ja tavaroiden liikkuminen yhteisöalueella vaikeutuu. Tullaus on muuttumassa entistä kapeammaksi erityisosaamisalueeksi, joka vaatii tekijältään paljon. Sen vuoksi myös yhä useampi logistiikkayhtiö ja tavaranhaltija ostaa tullaukset alan ammattilaisilta.

Ammattitaitoista tullaajaa arvostetaan nyt ja tulevaisuudessa. Tullaaja ei kuole koskaan.